Quem nunca se deparou com a situação de estar concentrado em uma atividade e ser interrompido por mensagens de WhatsApp, ligações, notificações de e-mail ou ainda, reuniões on-line seguidas e sem intervalo entre elas? Todas essas interrupções atrapalham o andamento das tarefas, o foco se perde e a produtividade também. Uma solução para amenizar esse problema, cada vez mais comum no dia a dia das empresas, é a Gestão do tempo. Existem vários modelos e dicas de gestão do tempo e vamos dar algumas aqui para que você possa tornar seu trabalho mais eficiente e produtivo.
O que é Gestão do tempo?
Gestão do tempo é a prática de gerenciar o trabalho com o objetivo de torná-lo mais produtivo e priorizando melhor as atividades do dia a dia, para que você tenha tempo também para atividades particulares e de descanso.
Os benefícios em gerir melhor seu tempo são muitos:
– Quando você organiza seu tempo, sente que ele rende mais e elimina tarefas desnecessárias, sendo muito mais produtivo;
– Melhora a gestão do tempo entre trabalho e vida pessoal;
– Você consegue priorizar o que deve ser feito hoje e o que pode ser realizado no dia seguinte, focando no que realmente é importante;
– Reduz stress e possibilidade de burnout, isso porque, quando você percebe que tem tempo e consegue realizar as tarefas que determinou, sente-se satisfeito e realizado;
– Elimina hábitos que atrapalham o seu dia a dia;
– Com a gestão do tempo você define conscientemente as prioridades diárias e foca no trabalho mais relevante.
Dicas de como fazer melhor a Gestão do tempo
Existem diversas formas e dicas que podem lhe ajudar a gerir melhor seu tempo. Aqui vamos dar as que consideramos mais relevantes. O importante é escolher qual é sugestão que mais se adequa a você e começar a praticar!
1) Defina metas
Sem saber em qual direção queremos ir, não saberemos aonde queremos chegar! Portanto, é fundamental que as metas de curto, médio e longo prazos sejam traçadas para um planejamento semanal das atividades seja eficiente.
2) Estabeleça prioridades: separe o que é urgente e o que é importante
A urgência está ligada ao tempo que você dispõe para realizar a atividade sugerida e possui prazo imediato. Já as Importantes são atividades que estão alinhadas com seus interesses, valores, objetivos e prioridades e são elas que farão a empresa crescer.
Autor do livro “7 hábitos das pessoas mais eficazes”, Stephen Covey criou uma matriz de gerenciamento do tempo onde o princípio é separar as atividades recorrentes e imprevistas em Urgência e Importância. Assim, ficará claro onde você deverá concentrar os seus esforços. Afinal, nem tudo o que é urgente é importante.
Saiba separar bem essas prioridades para não se perder em atividades que não estão alinhadas com os objetivos e metas propostas. Tente diminuir as atividades “Urgentes e não importantes” e eliminar as “Não urgentes e não importantes”, elas são os vilões do tempo.
3) Aprenda a dizer não ou delegue tarefas
Aprender a dizer “não” é uma tarefa difícil de realizar, afinal, estamos sempre prontos para ajudar nossos colegas, mas se a atividade proposta não estiver de acordo com as metas e objetivos propostos, ela vai somente consumir mais o seu tempo.
Use aqui o bom senso para avaliar se o que está sendo pedido é realmente importante para o negócio.
4) Planeje seu dia seguinte
Ao invés de iniciar o dia lendo os e-mails para organizar as suas prioridades, separe 5 minutos para se preparar para o dia posterior, assim, você começará suas atividades diárias com um cronograma do que deverá ser feito e quais são as prioridades.
5) Faça um follow up das suas atividades
Reveja sempre as tarefas que você se comprometeu e ainda não foram feitas e as organize em novas prioridades, de acordo com a matriz de gerenciamento que mencionamos acima.
Verifique se elas ainda estão de acordo com as metas propostas ou se mudaram de status de prioridade para que você possa se organizar com um novo cronograma de atividades.
6) Use ferramentas na organização das atividades
Usar ferramentas específicas pode ajudar muito seu trabalho. Existem muitas gratuitas que oferecem diversos recursos e melhoram o rendimento do seu tempo. Elas também ajudam a coordenar melhor o trabalho de toda a equipe, compartilhar alterações e feedbacks, acompanhar o progresso em tempo real e ainda controlam prazos.
7) Evite as notificações
No dia a dia, alternamos entre 10 aplicativos até 25 vezes por dia e isso dificulta o foco e o fluxo de trabalho. Por isso, quando for possível, desative as notificações para se concentrar melhor em cada atividade.
8) Organize seu espaço de trabalho
Uma mesa organizada e sem muitos objetos parece bobeira, mas a falta de organização pode causar desordem mental, dificultando o foco. Portanto, elimine qualquer papel desnecessário, arrume os livros e junte os cabos soltos com um organizador.
9) Agrupe as tarefas similares
Procure agrupar as tarefas que são similares e que dependem do mesmo fluxo de trabalho. Isso ajudará o seu cérebro a processar melhor as informações relevantes e gerar maior produtividade.
10) Deixe as tarefas rápidas para serem feitas nos intervalos
Existem algumas tarefas que devem ser feitas e que são rápidas: um agendamento de reunião, responder um e-mail, falar com um fornecedor, etc. Deixe para fazer essas tarefas em um intervalo de reunião ou logo após o almoço, quando você está retomando o ritmo de trabalho. Assim, você aproveitará melhor seu tempo sem dispender energia com eles.
11) Foque em uma tarefa por vez
Muitas pessoas falam que conseguem fazer muitas tarefas ao mesmo tempo, mas na verdade, estão forçando o cérebro a alternar rapidamente entre elas e isso exige mais energia para que ele conecte todas as informações e o contexto para realizar tal atividade. Sendo assim, procure focar em uma tarefa por vez e você verá seu trabalho sendo realizado com mais eficiência.
12) Procure dar pausas
Entre um trabalho e outro, procure dar uma pequena pausa para que seu cérebro se restabeleça. Com sobrecarga ou esgotamento psicológico você não será capaz de concluir nada, muito menos realizar o trabalho mais importante.
13) Escolha um método de trabalho
Uma das maneiras mais simples de aprimorar as suas habilidades de gestão do tempo é incorporar uma estratégia comprovada de gestão de tempo na sua rotina diária. Existem muitos métodos de gestão de tempo que podem lhe ajudar a gerenciar melhor as tarefas diárias. Escolha qual se adequa mais ao seu estilo.
Timeboxing: é uma estratégia de gestão do tempo orientada a metas, na qual o trabalho é concluído em períodos predefinidos. Ajuda a dividir grandes tarefas em partes menores e então completá-las num tempo razoável. Cada tarefa deve ter duração predefinida exclusiva, que não deverá exceder três horas.
Time blocking: divide-se as atividades em blocos temporais em intervalos distintos. Este método ajuda a dedicar mais tempo a um fluxo produtivo e a uma atividade que exige alta concentração ao permitir que você foque nelas sem interrupções.
Técnica Pomodoro: ajuda a trabalhar em intervalos de tempo curtos intercalados com descansos entre as sessões de trabalho, favorecendo a motivação e a “recarga de energia”.
Método “eat the frog” (engolir o sapo), ou seja, caso você tenha uma tarefa muito difícil ou que vai gerar algum desconforto, faça-a primeiro. Esta estratégia é muito útil se você divide o dia entre atividades corriqueiras, trabalho diário e tarefas de alta prioridade.
Princípio de Pareto: esta técnica é contrária à do “eat the frog”. Aqui, a indicação é realizar as tarefas mais rápidas e simples para tirar do seu cronograma, aumentando a sensação de produtividade e a motivação para dar início ao dia. Também conhecido como regra 80/20, o Princípio de Pareto tem uma premissa fundamental: despender 20% do tempo em 80% do trabalho. Se conseguir tirar rapidamente 80% das tarefas da sua frente, você desocupa o seu dia de trabalho para lidar com os 20% dos trabalhos que tomarão 80% do tempo.
Método GTD (Getting Things Done, ou “fazer acontecer”)
Neste método criado por David Allen, você deverá anotar em um único lugar todas as tarefas que deverão ser realizadas e classificá-las para priorizar o seu trabalho. O ideal é utilizar uma ferramenta de gestão que indique os prazos para cada tarefa.
Cada colaborador tem um método que funciona melhor para aumentar a produtividade. O ideal é adequar cada ferramenta e dica dada aqui para o seu estilo de trabalho e que o gestor possa dar total suporte à equipe.
Em algumas ocasiões, se faz necessário contratar um profissional especializado para realizar um projeto sazonal, por exemplo. Isso é muito comum nos departamentos de tecnologia e neste caso, a melhor opção é contar com a contratação de um outsourcing especializado, já que o profissional deverá ter muito foco e dedicação total ao trabalho e gerir o tempo de execução de cada etapa é fundamental. Por isso, se você precisa de profissionais altamente capacitados e com expertise em projetos de TI, fale com a Bluecast.
A Bluecast é uma empresa de outsourcing com ampla rede de networking e parceiros e um Banco de Talentos acima de 500 profissionais capacitados em mais de 30 linguagens e frameworks de tecnologia e desenvolvimento, prontos para atender a demanda de sua empresa de acordo com sua necessidade.
O Outsourcing agrega valor à empresa e ajuda no crescimento do negócio. Com a terceirização de algumas atividades é possível reduzir custos operacionais e melhorar processos de produção. Além disso, ele ainda gera outras vantagens como:
– Agilidade na resolução dos problemas;
– Com a contratação de um Outsourcing de TI, a empresa consegue manter sua infraestrutura de tecnologia de forma contínua e com segurança;
– Maior produtividade;
– Profissionais sempre treinados e atualizados;
– Melhor controle de gastos;
– Foco no core business;
– Otimização de processos e entrega de prazos.
