Nos últimos anos, a pandemia acelerou a transformação digital e aprendemos a usar ainda mais o mundo digital. Isso também fez com que as empresas corressem para se adequar e inovar seus produtos e serviços. Afinal, o consumidor também mudou seus hábitos e passou a querer vivenciar uma experiência de compras cada vez mais rápida e eficaz.
Todas essas transformações tecnológicas impactam diretamente o setor da Tecnologia da Informação (TI) que possuem altas demandas e pouca mão de obra especializada para alguns projetos.
É importante salientar que a TI exerce um papel estratégico dentro das corporações, afinal é por meio da tecnologia que é possível viabilizar fluxos de trabalho mais eficientes, mobilidade, uma melhor jornada de compras para o cliente, maior rapidez no atendimento, criação de novos softwares e aplicativos, relatórios para análise de mercado, dentre outras funcionalidades. Porém, tudo isso gera custo e às vezes, este investimento é alto demais inviabilizando alguns negócios.
E como fazer para reduzir custos de TI sem perder a eficiência e inovação no negócio? É sobre isso que vamos falar aqui neste artigo.
Como reduzir custos de TI?
É essencial para todas as empresas possuir uma boa infraestrutura de TI, afinal ela é uma das partes mais importantes de todo o processo operacional. Hoje, não conseguimos mais imaginar como seria nossa vida sem a internet, os softwares de controle financeiro, CRM, e-mail, etc. Porém, tudo isso tem um custo que muitas vezes podem dificultar o crescimento de um negócio.
A boa notícia é que algumas estratégias podem ser adotadas para reduzir os custos de TI sem que a empresa perca a eficiência e a inovação.
Confira:
1) Computação em nuvem
O cloud computing ou computação em nuvem é uma das principais tendências e uma das formas de reduzir os custos de TI.
É possível migrar o data center físico das empresas para a nuvem e assim, além da redução de gastos, ganhar em mobilidade, escalabilidade e segurança. A agilidade e produtividade também são grandes vantagens, já que os softwares e sistemas também podem ser migrados para a nuvem e todo o processo de suporte e desenvolvimento pode ser feito virtualmente.
2) Automatize processos
Ao automatizar processos, os custos de TI tendem a ter uma significativa redução a médio e longo prazo, além de melhorar a eficiência e qualidade dos processos. Isto porque, a TI pode reduzir o tempo de trabalho e erros em cada atividade concentrando-as em uma única plataforma, além de diminuir os gastos com infraestrutura e equipe.
Além disso, com a automatização todos os departamentos se beneficiam através de softwares de gestão muito mais eficientes como os ERPs, CRM, Big data, etc, sem contar na segurança de automatizar o backup sem erros.
3) Invista em implantação de assinatura eletrônica
Hoje não tem mais cabimento gastar com impressões em papel, tinta e horas aguardando o gestor assinar os documentos, além do gasto com correio ou motoboy para o envio aos clientes.
Este é um processo demorado que com a assinatura eletrônica pode ser feito em menos de uma hora, gerando mais segurança na operação por estar na nuvem e economia de papel, tempo e armazenamento dos documentos.
4) Crie e acompanhe os indicadores de desempenho (KPIs)
Os indicadores de desempenho ou KPIs são fundamentais para ter um controle das metas das atividades de TI. Além disso, o gestor terá uma visão clara se as estratégias traçadas estão gerando resultados para a empresa, como por exemplo, melhora na produtividade e redução de tempo nos processos, aumento das vendas, melhoria na jornada do consumidor, entre outras.
5) Considere adotar o BYOD e o trabalho remoto
A sigla BYOD significa “Bring your own device” ou em português “Traga seu próprio dispositivo”. Na prática, isso significa que algumas empresas podem adotar a política de autorizar e incentivar seus funcionários a usarem suas próprias máquinas para trabalhar. Desta forma, reduzem os custos com o hardware e softwares de TI e neste caso, a responsabilidade da manutenção e troca das máquinas fica por conta dos colaboradores que muitas vezes preferem usar seus dispositivos por serem mais adequados à sua necessidade.
Porém, um ponto que as empresas precisam se atentar é com a segurança das suas informações, portanto o BYOD deve ser muito bem planejado e possuir regras rígidas de segurança e uso de ferramentas para evitar vazamentos.
Aqui o uso de cloud computing é essencial para que nenhum dispositivo seja afetado por ataques cibernéticos ou vazamento de dados.
Outro ponto que pode reduzir os custos de TI é o incentivo ao trabalho remoto. Os colaboradores estando em home office, há uma considerável diminuição de gastos com infraestrutura.
6) Use ferramentas de integração das equipes
A utilização de ferramentas de integração das equipes de TI, como as metodologias ágeis, pode garantir um melhor retorno do investimento, redução de custos e otimização de processos e prazos.
Estimular a cultura de DevOps (Desenvolvimento e Operações) é essencial para a integração das equipes e diminuição de conflitos, já que todos passam a acompanhar os processos e operações, trabalhando junto com os clientes em todas as etapas do projeto. Com isso haverá menos erros, retrabalho e maior comprometimento da equipe com prazo e qualidade.
7) Invista em treinamento
Ter uma equipe capacitada faz toda a diferença para a inovação e crescimento da empresa, pois com conhecimento, é possível encontrar soluções diferenciadas para os desafios do dia a dia.
Incentive a cultura de aprimoramento pessoal entre a equipe e estimule seus colaboradores a participarem de cursos, palestras, webinars e treinamentos da área de TI.
8) Virtualize seus servidores
A prática de incorporação de máquinas virtuais dentro da empresa vem crescendo a cada ano devido ao aumento da quantidade de softwares e maior disponibilidade dos sistemas em nuvem. Esta tecnologia promove a melhor performance dos sistemas e processos, além de aumentar a confiabilidade e segurança em todo o ambiente de TI.
A virtualização de servidores também pode ser utilizada para a execução de aplicações corporativas.
A contratação de ferramentas SaaS (Software as a Service) é uma grande aliada para diminuir os gastos com licenciamento a médio e longo prazo e possibilita a paridade de tecnologia de ponta para empresas de todos os portes sem que estas precisem fazer altos investimentos em infraestrutura.
Existe também a possibilidade de implementar serviço de disco virtual para reduzir os custos de armazenamento de dados e até obter uma infraestrutura de desktop virtual de back-end, na qual máquinas virtuais executam sistemas operacionais de PCs, permitindo que as empresas tenham maior capacidade computacional, sem precisar gastar com computadores superpotentes.
9) Gerencie projetos
O gerenciamento dos projetos de TI é fundamental para o acompanhamento das metas e para que a equipe consiga entregar os serviços ou produtos com qualidade e no prazo determinado. Portanto, opte por escolher a metodologia que mais se adequará a cada fase do processo, como metodologias ágeis.
10) Invista em Outsourcing
Investir no outsourcing é uma das maneiras mais eficazes de ganhar produtividade, inovação e reduzir custos.
Outsourcing é a terceirização de um setor ou uma parte dele e seu objetivo é realizar os processos e projetos com mais expertise, agilidade. Além disso, quando a organização contrata um serviço de outsourcing ela pode focar no seu core business e ganhar em expertise do profissional alocado, alto desempenho nos projetos de TI, profissionais especializados e em constante atualização com novas tecnologias.O Outsourcing agrega valor à empresa e ajuda no crescimento do negócio. Com a terceirização de algumas atividades é possível reduzir custos operacionais e melhorar processos de produção. Além disso, ele ainda gera outras vantagens como:
- Agilidade na resolução dos problemas;
- Com a contratação de um Outsourcing de TI, a empresa consegue manter sua infraestrutura de tecnologia de forma contínua e com segurança;
- Maior produtividade;
- Profissionais sempre treinados e atualizados;
- Melhor controle de gastos;
- Foco no core business;
- Otimização de processos e entrega de prazos.
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