Para crescer e obter resultados, toda empresa precisa ter seu planejamento bem estruturado e direcionado aos objetivos esperados para o ano em vigor. Dali, são determinadas as estratégias e ações que serão realizadas para atingimento das metas estipuladas. Sendo assim, o acompanhamento dessas ações e projetos é imprescindível para que tudo saia conforme planejado, portanto, o gerenciamento de projetos é chave essencial desse processo.
É através do gerenciamento de projetos que será feito todo o controle e gestão de cada um e ajudará na eficiência das equipes, organização e na qualidade dos resultados.
É sobre isso que iremos falar neste artigo. Boa leitura!
O que é gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos corresponde a todo o acompanhamento das atividades do início ao fim, envolvendo desde o briefing inicial até a sua entrega.
O gestor deverá analisar a efetividade do projeto, bem como, os recursos que serão utilizados e a distribuição de tarefas para cada participante envolvido, prazos e cronogramas das etapas de entrega, além do acompanhamento dos custos e fazer ajustes necessários, conforme seu desenvolvimento.
Portanto, algumas etapas são essenciais para o sucesso de um projeto:
1) Definição do briefing
Esta fase inicial é muito importante porque é aqui que serão definidos quais projetos serão realizados, para quem, quais os objetivos que se espera atingir, prazos, orçamento para o desenvolvimento e quais serão os recursos e profissionais necessários para que sejam concluídos com sucesso.
É recomendável também entender as necessidades do cliente para descobrir o que ele precisa exatamente e assim, desenvolver um projeto eficaz e que atenda às expectativas.
2) Planejamento
O planejamento consiste em documentar e gerenciar a forma como o projeto será definido, controlado e validado. É um passo a passo de todas as etapas do processo e seus responsáveis, sendo importante coletar todas as informações de forma minuciosa e, se possível, que sejam mensuráveis para saber ao final, se os objetivos foram atingidos. Além disso, deve-se considerar discriminar quais os itens que fazem parte do projeto e o que não está incluso para que não haja perda do foco, falta de pessoal especializado, tempo e ainda, se existem riscos que possam impedir ou atrasar o cumprimento do projeto no prazo proposto.
3) Escolha de uma ferramenta de gerenciamento
Para gerenciar o projeto, escolher uma metodologia ágil vai te ajudar a ter controle total e, através dos feedbacks e aprendizados no decorrer do desenvolvimento, fazer os ajustes necessários, sem perder a qualidade e prazos.
As metodologias mais utilizadas são a Scrum e a Kanban, mas cada empresa pode escolher a que melhor se adequar à sua cultura. A metodologia ágil tem por objetivo:
- Aumentar a agilidade e eficiência dos processos;
- Reduzir atritos, diminuir os obstáculos, cortar o trabalho extra desnecessário, contribuindo para uma gestão de projetos mais focada em resultados e na qualidade do produto final;
- Reduzir processos burocráticos a fim de flexibilizar as operações;
- Satisfazer o cliente por meio da entrega antecipada e contínua dos projetos.
Além disso, é importante definir quais serão os KPIs para monitorar se o projeto está sendo desenvolvido de acordo com o planejado.
4) Alinhamento entre equipes
Estabelecer uma comunicação eficaz com as pessoas envolvidas no projeto é fundamental para que o trabalho seja executado de forma harmônica e inovadora. Todos devem conhecer o escopo do projeto e suas etapas para entrega.
5) Monitoramento
O monitoramento é necessário para que o trabalho não se desvie do escopo inicial, além de acompanhar se todas as fases estão sendo cumpridas da forma estipulada e dentro do prazo. Aqui, serão utilizados os KPIs que foram determinados para o controle do projeto, sendo que a análise desses números será muito importante para definir quais serão os pontos de melhoria e traçar novas atividades, caso seja necessário.
Nesta etapa, também acontecem os testes do software, que têm o objetivo de encontrar possíveis erros para que sejam prontamente solucionados.
6) Fechamento
É a entrega do projeto conforme acordado e dentro do prazo e orçamento estipulados, garantido também a qualidade técnica do produto ou serviço.
Quais as vantagens do gerenciamento de projetos?
Como mencionamos, o gerenciamento de projetos é de extrema importância para controle de todos os passos planejados e para ajudar na eficiência das equipes, organização interna dos processos, desenvolvimento dos projetos e na qualidade dos resultados.
Além disso, com o gerenciamento é possível reduzir os custos da empresa. Isso porque no escopo do projeto já são definidos etapas, atividades, recursos e o orçamento necessários ao seu desenvolvimento.
Com o acompanhamento da gestão, é muito mais fácil cumprir todos os prazos estipulados e há maior engajamento das equipes envolvidas que se sentem responsáveis por determinada parte do projeto. Todos caminham para a mesma direção e com um único objetivo e tendem a se esforçarem mais para garantir que o resultado seja atingido.
O gerenciamento do projeto permite ainda, que o gestor saiba dos riscos e os previna e, caso seja necessário, adapte as etapas e atividades a serem executadas. Sendo assim, o melhor resultado é apresentado ao final do desenvolvimento do projeto.
Pontos de atenção no gerenciamento de projetos
Alguns pontos de atenção devem ser observados para obter o sucesso de um projeto:
– Escolha bem seus indicadores de monitoramento e monitore cada etapa do projeto.
– Mantenha sempre documentado todo o histórico do trabalho para ajudar no processo de alterações e tomada de decisão.
– Evite alocar um mesmo profissional para realizar duas tarefas ao mesmo tempo. Isso dificultará que ele foque na atividade que foi determinada como prioridade.
– Mantenha sempre a boa comunicação e relacionamento entre as equipes. Todos deverão conhecer as etapas do projeto e quais são suas responsabilidades.
– Dependendo do projeto, avalie a necessidade de terceirizar profissionais com qualificações específicas. Muitas vezes, a equipe interna não tem a expertise para o desenvolvimento e isso, pode atrasar seu cronograma.
Ter um quadro de profissionais especializados agilizará tanto a entrega quanto a qualidade do projeto a ser desenvolvido. Existem empresas com expertise em outsourcing que podem ajudar na contratação desses profissionais reduzindo inclusive, os custos para a empresa, como a Bluecast.
A Bluecast é uma empresa de outsourcing com ampla rede de networking e parceiros e um Banco de Talentos acima de 500 profissionais capacitados em mais de 30 linguagens e frameworks de tecnologia e desenvolvimento, prontos para atender a demanda de sua empresa de acordo com sua necessidade.
O Outsourcing agrega valor à empresa e ajuda no crescimento do negócio. Com a terceirização de algumas atividades é possível reduzir custos operacionais e melhorar processos de produção. Além disso, ele ainda gera outras vantagens como:
- Agilidade na resolução dos problemas;
- Com a contratação de um Outsourcing de TI, a empresa consegue manter sua infraestrutura de tecnologia de forma contínua e com segurança;
- Maior produtividade;
- Profissionais sempre treinados e atualizados;
- Melhor controle de gastos;
- Foco no core business;
- Otimização de processos e entrega de prazos.
