Em qualquer segmento, a inovação é essencial para a competitividade das empresas e por conta disso, as equipes estão sempre pensando em novos produtos/serviços e projetos para se diferenciar e atender melhor as necessidades de seus clientes.
Ideia aprovada, é hora de colocá-lo em prática. Mas você saber como fazer isso?
Para tirar a ideia do papel é importante, antes de tudo, transformá-la em um projeto executável. Para tanto, você precisará de um escopo bem definido.
Mas, o que é escopo de projeto?
Escopo de projeto é a descrição do trabalho para entregar o produto ou serviço que o cliente precisa.
Ele é feito com descrição e informações importantes como definição de objetivos, tarefas, responsáveis, prazos de execução e entrega, além de detalhar as funcionalidades e os recursos necessários para o desenvolvimento do produto. Um escopo bem definido vai determinar o sucesso do projeto, afinal, ele tem que traduzir o que o cliente deseja.
Vamos dar a seguir, algumas dicas de como realizar esse escopo do projeto.
Dicas para realizar o escopo do projeto
- Definição do Briefing
Esta etapa é muito importante, pois é aqui que o cliente será ouvido e identificado o que se espera para o produto final. Deve-se definir:
- Quais são as necessidades do cliente?
- Quais os objetivos do produto?
- A quem ele se destina?
- Para o que ele serve e qual problema resolve?
- Definir a proposta de valor do produto – por que o usuário do produto vai comprar da sua empresa e não da concorrência?
- Qual o orçamento e prazo para a execução do projeto?
- Quando ele se inicia e termina?
- Quais as funcionalidades e recursos necessários para a execução do projeto?
- Quais serão as tarefas necessárias para a realização do projeto?
- Quem serão os responsáveis por cada atividade?
- O que não está incluso ou não no projeto?
- Quais as expectativas do projeto?
- Entender as necessidades do cliente
Entender as necessidades do cliente parece fácil, mas não. É preciso ir fundo para descobrir o que ele precisa exatamente e assim, desenvolver um projeto eficaz e que atenda às expectativas. Vale aqui fazer reuniões com o cliente, além de outras técnicas como observação, grupos de discussão etc.
- Planejamento
O planejamento consiste em documentar e gerenciar a forma como o escopo do projeto será definido, controlado e validado. Ou seja, é um passo a passo detalhado de todas as etapas do processo e seus responsáveis, sendo assim, é importante coletar todas as informações de forma minuciosa e, se possível, que sejam mensuráveis para saber ao final se os objetivos foram atingidos.
Além disso, deve-se considerar discriminar quais os itens que fazem parte do projeto e o que não está incluso para que não haja perda do foco, fatores que possam limitar a execução do projeto como por exemplo, falta de pessoal especializado, tempo, etc e ainda, se existem riscos que possam impedir ou atrasar o cumprimento do projeto no prazo proposto.
- Criar uma EAP
EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é a forma visual de todo o trabalho que deverá ser realizado para a finalização do projeto com seus prazos, custos, atividades em andamento e realizadas. Ela decompõe hierarquicamente o projeto em partes menores facilitando o gerenciamento, monitoramento e controle de todo o projeto.
- Validação e monitoramento
A validação é o momento em que o cliente irá dar seu aceite no escopo do projeto evitando que as atividades comecem sem que todas as partes estejam de acordo.
Já o monitoramento é necessário para que o trabalho não desvie do escopo inicial, além de acompanhar se todas as fases estão sendo cumpridas da forma estipulada e dentro do prazo.
- Escolher uma metodologia para gerenciar o escopo do projeto
Geralmente a melhor escolha é a de uma metodologia ágil para gerenciar o projeto. Diferentemente de uma metodologia tradicional que trata as mudanças como um sinal de falha no planejamento inicial, em projetos ágeis o escopo é variável, sendo possível utilizar os feedbacks e aprendizados de forma imediata com o objetivo de ajustar para melhor o produto.
A Bluecast trabalha com todas as metodologias ágeis, mas principalmente com Scrum que é utilizada para planejamento e gerenciamento de projetos de softwares. Cada fase é segmentada em ciclos, geralmente mensais, conhecidos como sprints, que consistem em um time box (caixa de tempo) ou um intervalo em que um conjunto de atividades deve ser realizado.
A metodologia ágil tem por objetivo:
- Aumentar a agilidade e eficiência dos processos;
- Reduzir atritos, diminuir os obstáculos, cortar o trabalho extra desnecessário, contribuindo para uma gestão de projetos mais focada em resultados e na qualidade do produto final;
- Reduzir processos burocráticos a fim de flexibilizar as operações;
- Satisfazer o cliente por meio da entrega antecipada e contínua dos projetos.
- Atentar-se aos desafios mais comuns na elaboração de um escopo de projeto:
- Falta de clareza: é essencial definir com clareza os objetivos do projeto e as necessidades do cliente de forma que estejam muito bem entendidos por todos. Isso evitará muitos problemas.
- Excesso de detalhes: detalhar de forma simples e clara, porém sempre com os pontos essenciais para que nada seja esquecido.
- Falta de comunicação: estabelecer uma comunicação eficaz com as pessoas envolvidas no projeto é fundamental para que o trabalho seja executado de forma harmônica e inovadora. Todos devem conhecer o projeto do início ao fim.
Para todo esse escopo acontecer de forma eficaz, é necessário que a empresa tenha em sua equipe ou contrate um profissional analista ou um consultor de negócios em TI. É ele quem vai guiar a organização no projeto, definir com a equipe o escopo do mesmo através do briefing inicial que é feito a partir da identificação das necessidades do cliente e após, irá indicar as melhores práticas de desenvolvimento, linguagens e etapas de execução para que o produto saia exatamente conforme solicitado.
Muitas vezes será necessário procurar um profissional terceirizado que possua capacitações específicas para elaborar o escopo do seu projeto. Por isso, é importante que sua empresa procure no mercado consultorias especializadas em outsourcing de profissionais de tecnologia da informação, afinal, elas possuem todo expertise e colaboradores capacitados para esse tipo de trabalho.
A Bluecast pode te ajudar em todo esse processo. Temos uma ampla rede de networking e parceiros e possuímos em nosso Banco de Talentos acima de 500 profissionais capacitados em mais de 30 linguagens e frameworks de tecnologia e desenvolvimento prontos para atender a demanda de sua empresa de acordo com sua necessidade.
